6 dicas matadoras para organizadores de eventos de primeira viagem

6 dicas matadoras para organizadores de eventos de primeira viagem

É normal sentir certa insegurança quando se tem a responsabilidade de organizar algo que deve ser um sucesso e que demanda planejamento geral. Em algum momento, todo produtor teve que enfrentar o começo de uma carreira no mundo dos eventos e, portanto, teve os mesmos receios e a ansiedade de qualquer iniciante. E nós sabemos que experiência não é o único fator capaz de gerar uma produção incrível e rentável.

Produtores renomados já criaram eventos que foram um fiasco, enquanto muitos iniciantes no ramo ganharam visibilidade com festas que conquistaram o público. Experiência não é tudo. Então, quais são as características imprescindíveis a um produtor? Para começar, é preciso ser organizado e criativo! A organização vai abranger tudo: planejamento da identidade do evento, cálculos da quantidade de pessoas, vendas de ingressos, escolha da data, local, público. Quanto à criatividade, é ela que vai levar inovação para cada item do processo organizacional. Também é muito importante que o produtor de eventos, novato ou experiente, procure se atualizar sobre tudo que acontece na área, desde novas possibilidades de vender ingressos, até estratégias de marketing e preferências do público.

Existem algumas regras bastante eficientes para aqueles que querem se dar bem no ramo dos eventos. Se você é um produtor de primeira viagem, com garra para alcançar o topo, confira as 6 dicas matadoras para começar a criar eventos arrasadores!

1. Levante os pontos e construa um check-list

Fazer um check-list é essencial. Há elementos comuns a quase todos os tipos de eventos: definição da hora e data, local, atrações, preços e divulgação, assim como há outros que também podem fazer parte dependendo do tipo de sua produção: bebida, alimentação, som, etc. Junte tudo o que será exigido em seu evento e faça uma lista. Se oriente checando item por item conforme você for resolvendo cada assunto, construindo um planejamento sólido. Assim, você garante que todos os pontos cruciais serão cumpridos, e evitará falhas por ter esquecido de algo.

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2. Acredite no marketing

O investimento em marketing é muito importante para o seu evento. Afinal, qual o interesse em organizar uma produção se o público-alvo não comparecer a ela? Jamais pense que o marketing é algo supérfluo, pois é ele quem vai trazer as pessoas para prestigiar o que você organizou. Determine onde estão as pessoas que irão se interessar pelo evento e direcione corretamente os cartazes, a divulgação online, as chamadas no rádio, dentre outras ações com as quais você pode trabalhar.

3. Não espere que tudo dê certo sem esforços

Jamais deixe para resolver algo na hora ou fique esperando que dê certo no fim das contas. A probabilidade de algo que não foi previamente definido dar errado e fugir ao planejamento é enorme! Portanto, não corra este tipo de risco e evite a dor de cabeça: resolva cada pendência do seu evento e fique seguro de que se algo acontecer realmente será um grande imprevisto, e não uma falha de planejamento.

Fuja dos improvisos de última hora tendo sempre um plano B! Se o local do evento é aberto e há possibilidade de chuva, conte com tendas. Em caso de número incerto de bebidas, já avise ao fornecedor que ele poderá ser acionado. Estes são só alguns exemplos que poderiam ser tratados como imprevistos, porém o produtor sábio lida com eles sem sustos porque se organizou de antemão!

4. Mantenha a calma se algo der errado

Quando algo der errado, a pior coisa a fazer é se desesperar. Respire fundo e aceite: já aconteceu. Tudo o que você tem que pensar agora é em alguma coisa para resolver o problema e não ficar andando em círculos lamentando o ocorrido. Lembre-se de que a satisfação do público deve vir em primeiro lugar, pois quem sofre as consequências da aprovação dele é você. Se o erro afeta somente a você e os envolvidos na produção, é menos difícil de ser resolvido. Mas caso a falha estiver relacionada ao não comparecimento de atrações, brigas no local ou demais coisas que fogem ao seu controle, você deve usar a criatividade para contorná-las. Antes de tudo, peça desculpas aos convidados e tente compensá-los de alguma forma.

Em momentos de falha, mantenha a calma e foque as suas energias na resolução. É hora de usar a famosa “inteligência emocional”.

5. Venda ingressos pela internet

É fácil entender porque estratégia de venda pela internet dá tão certo: simples, rápida, o comprador escolhe a forma de pagamento e não precisa se locomover para adquirir os ingressos. Várias vantagens! Tudo feito da forma mais cômoda possível! Você pode até optar por algum ponto de venda físico, bastante frequentado pelo seu público-alvo. Mas tenha certeza que a maioria das vendas será realizada online!

Hoje em dia a internet possui grande alcance. Descubra onde seu público está no mundo online e divulgue o link da compra de ingressos! Não tente negar a eficiência e conforto que a internet trouxe para o nosso dia-a-dia.

6. Cresça com a experiência

Hoje você é um organizador de primeira viagem, mas um dia não será mais. Portanto, reflita sobre as situações que passou, identifique os pontos a melhorar e faça anotações no pós-evento que vão efetivamente auxiliar e guiar suas ações no futuro. Ter o feedback de quem trabalhou com você, bem como do público participante, é essencial para o seu aprimoramento no ramo. Não se desaponte com críticas, nem se deslumbre com os elogios, use isso para cortar o que as pessoas não gostam e melhorar o que elas apreciam. Só assim você crescerá como profissional, realizando produções de melhor qualidade!

 E o que você achou dessas dicas? Se é a sua primeira vez à frente de um evento, siga esses pontos e mantenha a calma, pois construir um planejamento sólido já é um importante passo para o sucesso.

Já é um organizador experiente e tem ainda mais dicas a acrescentar? Então deixe seu comentário!

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